PDF-fakturor

Om du vill komma igång med en modernare typ av fakturering, kan PDF-fakturor vara ett bra alternativ, eftersom fakturering via PDF-fakturor är ett av de enklaste sätten att komma igång med så kallad e-fakturering, dvs. elektronisk fakturering, utan större problem och tidsåtgång. PDF-fakturor har även flera andra fördelar, som t.ex:




  • Att detta blir billigare. Exakt hur mycket man sparar genom att gå över till PDF-fakturor beror förstås på hur fakturering sker idag, men om fakturor är en betydande kostnad för er idag, kan även besparingarna vara mycket stora. Bland annat sparar man genom att porto, kuvert och massvis med papper inte längre behövs.
  • Att detta är miljövänligare. Detta beror givetvis på att man sparar både papper och energi genom att använda elektroniska fakturor istället för pappersfakturor, som sedan ska fraktas till andra delar av Sverige.
  • Att detta även innebär besparingar för mottagaren av fakturan. Detta är förstås något som kanske är mindre intressant för dig som ställer ut fakturan, men tänk på att framför allt många företag idag efterfrågar PDF-fakturor då det är billigare, vilket gör att vissa kunder kan välja bort dig om du inte kan erbjuda detta. Så det kan faktiskt vara så att du får fler kunder för att du kan erbjuda PDF-fakturor!
  • Att PDF-fakturor lätt kan göras personliga och skräddasys med t.ex. loggor, texter och liknande.
  • Att man bara behöver kundens e-post adress för att kunna skicka en PDF-faktura till denna. De flesta kunder byter dessutom inte heller sin e-post adress så ofta, så man slipper problem med att fakturor inte hittar fram eller blir betalda för sent, genom att använda PDF-fakturor istället för vanliga fakturor.
  • Att det idag finns gratis program för PDF-fakturor att skaffa. Detta gör det enkelt för vem som helst att göra sina egna PDF-fakturor, även om man inte har erfarenhet av detta sedan tidigare. Har man någon form av kostnadsbelagt fakturaprogram är det inte heller ovanligt att det finns funktioner för PDF-fakturor i dessa, så startsträckan för att komma igång med PDF-fakturor är mycket kort. Dessutom är underhållet som krävs för att hålla igång infrastrukturen för PDF-fakturor inte så omfattande, så att skicka PDF-fakturor är enkelt på alla sätt och vis.
Om du överväger att gå över till PDF-fakturor bör du tänka på detta

Tänk på att en viss övergångsperiod krävs, då det förmodligen kommer att ta tid att samla in alla de e-post adresser som behövs för att skicka ut detta till kunderna.
Tänk även på att inte alla kunder nödvändigtvis vill ha PDF-fakturor. En del kunder är tyvärr fortfarande traditionella, vilket gör att de hellre vill ha pappersfakturor. Om möjligt kan det därför vara bra att informera kunderna om de många fördelar, t.ex. miljöfördelarna som PDF-fakturering innebär, i samband med övergången. Ännu bättre är det förstås om du kan låta dina kunder välja själv om de vill ha PDF-fakturor eller pappersfakturor. För alla är detta dock inte möjligt, men fundera på om detta skulle gå att lösa på något vis i ditt fall.